النسخ واللصق الاحترافي ونقل الشيتات في Excel | الدرس السادس
في هذا الدرس سنتعلم مجموعة من المهارات المهمة التي يستخدمها أي شخص يعمل على Excel بشكل يومي، وهي النسخ واللصق الاحترافي، بالإضافة إلى نقل ونسخ أوراق العمل (Sheets) بين الملفات المختلفة.
قد تبدو عملية النسخ واللصق بسيطة، لكن Excel يوفر العديد من الخيارات الاحترافية التي تساعدك على نقل البيانات والمعادلات والتنسيقات بالطريقة الصحيحة.
محتويات الدرس
فيديو الدرس
أهداف الدرس
بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على:
- نقل أوراق العمل بين أماكن مختلفة.
- إنشاء نسخة كاملة من الشيت.
- نقل الشيت إلى ملف Excel آخر.
- نسخ الشيت إلى ملف جديد.
- فهم الفرق بين Move و Copy.
- استخدام أوامر اللصق الاحترافية.
ما هي أوراق العمل Sheets؟
كل ملف Excel يمكن أن يحتوي على ورقة عمل واحدة أو عدة أوراق عمل.
تظهر أوراق العمل أسفل الملف بأسماء مثل:
- Sheet1
- Sheet2
- Sheet3
ويمكنك إعادة تسمية هذه الأوراق حسب طبيعة العمل، مثل:
- المبيعات
- المشتريات
- العملاء
- المخزون
تنظيم الشيتات بأسماء واضحة يجعل إدارة الملفات الكبيرة أسهل بكثير.
نقل الشيت إلى مكان آخر
أحيانًا ترغب في تغيير ترتيب أوراق العمل داخل الملف.
يمكنك فعل ذلك بسهولة عن طريق الضغط المستمر على اسم الشيت ثم سحبه إلى المكان الجديد.
ستلاحظ ظهور مؤشر يوضح المكان الذي سيتم نقل الشيت إليه.
بعد إفلات زر الماوس سيتم تغيير ترتيب الشيت مباشرة.
هذه الطريقة لا تنشئ نسخة جديدة، وإنما تقوم فقط بتغيير مكان الشيت داخل الملف.
إنشاء نسخة من الشيت
في بعض الأحيان تحتاج إلى الاحتفاظ بالشيت الأصلي وإنشاء نسخة جديدة للتعديل عليها.
لإنشاء نسخة من الشيت:
- اضغط باستمرار على مفتاح Ctrl.
- اسحب الشيت إلى المكان المطلوب.
سيقوم Excel بإنشاء نسخة كاملة من الشيت مع جميع البيانات والتنسيقات والمعادلات.
عادة ستظهر النسخة الجديدة باسم مشابه للشيت الأصلي مع إضافة رقم تلقائي.
هذه الطريقة تعتبر الأسرع لإنشاء نسخة احتياطية من أي شيت قبل إجراء تعديلات كبيرة عليه.
أداة Move or Copy
يوفر Excel أداة احترافية لإدارة الشيتات تسمى:
Move or Copy
للوصول إليها:
- اضغط كليك يمين على اسم الشيت.
- اختر Move or Copy.
ستظهر نافذة تحتوي على جميع الخيارات الخاصة بنقل أو نسخ أوراق العمل.
من خلالها يمكنك:
- تغيير ترتيب الشيت.
- نسخ الشيت.
- نقل الشيت إلى ملف آخر.
- إنشاء نسخة داخل ملف جديد.
نسخ الشيت إلى ملف جديد
من نافذة Move or Copy ستجد خيار:
New Workbook
عند اختيار هذا الخيار سيقوم Excel بإنشاء ملف جديد يحتوي على نسخة من الشيت الحالي.
وهذه الطريقة مفيدة عندما تريد إرسال شيت معين لشخص آخر دون مشاركة الملف بالكامل.
في هذا الجزء تعلمنا كيفية نقل الشيتات داخل الملف وإنشاء نسخ جديدة منها واستخدام أداة Move or Copy ونسخ الشيت إلى ملف Excel جديد.
نقل الشيت إلى ملف Excel آخر
من المميزات القوية داخل Excel إمكانية نقل أو نسخ ورقة عمل كاملة إلى ملف آخر دون الحاجة إلى النسخ واللصق اليدوي.
افتح الملف الذي يحتوي على الشيت المطلوب، وكذلك الملف الآخر الذي تريد النقل إليه.
بعد ذلك:
- اضغط كليك يمين على اسم الشيت.
- اختر Move or Copy.
في نافذة Move or Copy ستجد قائمة تحتوي على الملفات المفتوحة حاليًا.
اختر الملف الذي تريد نقل الشيت إليه.
إذا كنت تريد نقل الشيت بالكامل، اترك خيار النسخ غير محدد.
أما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالشيت الأصلي وإنشاء نسخة داخل الملف الآخر، فعّل خيار:
Create a Copy
ثم اضغط OK.
بهذه الطريقة يمكن نقل أو نسخ شيت كامل بما يحتويه من بيانات ومعادلات وتنسيقات خلال ثوانٍ.
الفرق بين Move و Copy
من المهم جدًا فهم الفرق بين عمليتي النقل والنسخ.
| Move | Copy |
|---|---|
| ينقل الشيت من مكانه | ينشئ نسخة جديدة |
| لا يبقى الشيت في مكانه الأصلي | يبقى الشيت الأصلي كما هو |
| يستخدم عند إعادة تنظيم الملفات | يستخدم لإنشاء نسخة احتياطية أو نسخة عمل |
في أغلب الحالات العملية يفضل استخدام Copy أولًا قبل تنفيذ تعديلات كبيرة على البيانات.
مقدمة عن أوامر Paste
معظم المستخدمين يستعملون النسخ واللصق بالطريقة التقليدية فقط، لكن Excel يوفر مجموعة كبيرة من خيارات اللصق الاحترافية.
بعد تنفيذ Copy لأي خلية أو نطاق بيانات، اضغط كليك يمين داخل المكان الجديد.
ستظهر مجموعة من أوامر Paste المختلفة.
كل أمر منها يؤدي وظيفة مختلفة حسب طبيعة البيانات التي تريد نقلها.
Paste All
هذا هو الخيار الافتراضي الذي يستخدمه أغلب الأشخاص.
يقوم Paste All بنقل:
- القيم.
- المعادلات.
- التنسيقات.
- الألوان.
- الحدود.
بمعنى أنه ينشئ نسخة مطابقة تمامًا للبيانات الأصلية.
إذا كنت تريد نسخة مطابقة 100% من البيانات الأصلية فاستخدم Paste All.
Paste Values
من أكثر أوامر اللصق استخدامًا داخل Excel.
يقوم هذا الخيار بلصق النتائج فقط دون نقل المعادلات المستخدمة في الحساب.
على سبيل المثال:
إذا كانت الخلية تحتوي على معادلة:
=A1+B1
فإن Paste Values سيقوم بلصق الناتج النهائي فقط.
ولن تظهر المعادلة داخل الخلية الجديدة.
يستخدم Paste Values بكثرة عند مشاركة التقارير النهائية مع الإدارة أو العملاء.
Paste Formulas
في بعض الأحيان تحتاج إلى نقل المعادلات نفسها دون نقل الألوان أو التنسيقات.
هنا نستخدم:
Paste Formulas
يقوم هذا الخيار بلصق المعادلات فقط.
ويُستخدم كثيرًا عند بناء النماذج المالية أو الملفات المحاسبية أو لوحات المتابعة Dashboard.
وبذلك يمكنك إعادة استخدام نفس المعادلات في مكان آخر بسهولة.
Paste Formatting
إذا أعجبك شكل جدول معين وتريد تطبيق نفس التصميم على جدول آخر، فاستخدم:
Paste Formatting
سيقوم Excel بنقل التنسيقات فقط مثل:
- ألوان الخلايا.
- ألوان الخطوط.
- نوع الخط.
- الحدود.
- المحاذاة.
أما البيانات نفسها فلن يتم نسخها.
هذه الطريقة رائعة لتوحيد شكل الجداول داخل نفس الملف أو بين ملفات مختلفة.
في هذا الجزء تعلمنا كيفية نقل الشيتات بين ملفات Excel المختلفة، وفهمنا الفرق بين Move و Copy، كما تعرفنا على أهم أوامر Paste الاحترافية مثل Paste All وPaste Values وPaste Formulas وPaste Formatting.
تطبيق عملي
حان الوقت الآن لتطبيق ما تعلمته عمليًا داخل Excel.
أنشئ ملف Excel يحتوي على شيت باسم:
المبيعات
وأضف داخله جدولًا بسيطًا يحتوي على:
- رقم الفاتورة
- اسم العميل
- المنتج
- الكمية
- السعر
- الإجمالي
بعد ذلك نفذ التدريبات التالية:
- أنشئ نسخة من الشيت باستخدام Copy.
- أعد تسمية النسخة إلى "تقرير شهري".
- أنشئ ملف Excel جديد وانسخ الشيت إليه.
- جرّب نقل الشيت إلى ملف آخر باستخدام Move or Copy.
- انسخ الجدول بالكامل باستخدام Paste All.
- انسخ النتائج فقط باستخدام Paste Values.
- انسخ المعادلات فقط باستخدام Paste Formulas.
- انسخ التصميم فقط باستخدام Paste Formatting.
إذا نجحت في تنفيذ جميع الخطوات السابقة، فأنت أصبحت قادرًا على إدارة أوراق العمل والجداول بطريقة احترافية داخل Excel.
اختبار سريع
قبل إنهاء المستوى الأول، أجب على الأسئلة التالية:
- ما الفرق بين Move و Copy؟
- كيف تنشئ نسخة جديدة من الشيت بسرعة؟
- ما وظيفة Create a Copy؟
- متى نستخدم Paste Values؟
- ما الفرق بين Paste Values و Paste Formulas؟
- متى نستخدم Paste Formatting؟
- كيف تنقل شيت إلى ملف Excel آخر؟
ملخص الدرس
في هذا الدرس تعلمنا كيفية نقل ونسخ أوراق العمل داخل Excel، وإنشاء نسخ احتياطية من الشيتات، ونقلها بين الملفات المختلفة باستخدام Move or Copy. كما تعرفنا على أهم أوامر اللصق الاحترافية مثل Paste All وPaste Values وPaste Formulas وPaste Formatting واستخدام كل منها في المكان المناسب.
ملفات التحميل
لا يوجد ملف تحميل لهذا الدرس. يفضل تنفيذ جميع الأمثلة عمليًا داخل Excel حتى تكتسب المهارة بشكل كامل.