التصفية والبحث والاستبدال في Excel | Filter و Find و Replace للمبتدئين | الدرس الخامس
في هذا الدرس سنتعلم مجموعة من الأدوات المهمة جدًا داخل Excel والتي يستخدمها أي شخص يعمل على جداول كبيرة، وهي أدوات التصفية Filter والبحث Find والاستبدال Replace.
إذا كان لديك جدول يحتوي على عشرات أو مئات أو آلاف السجلات، فإن هذه الأدوات ستوفر عليك وقتًا هائلًا أثناء العمل.
محتويات الدرس
فيديو الدرس
أهداف الدرس
بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على:
- استخدام Filter لتصفية البيانات.
- إظهار بيانات معينة فقط داخل الجدول.
- البحث عن أسماء أو أرقام أو تواريخ محددة.
- التعامل مع الجداول الكبيرة بسهولة.
- الوصول السريع للمعلومات المطلوبة.
ما هي التصفية Filter؟
عندما يصبح الجدول كبيرًا ويحتوي على عدد كبير من السجلات، قد تحتاج إلى رؤية جزء معين فقط من البيانات.
هنا يأتي دور التصفية Filter.
التصفية لا تحذف البيانات ولا تغيرها، وإنما تقوم بإخفاء البيانات غير المطلوبة مؤقتًا وإظهار البيانات التي تبحث عنها فقط.
يمكنك اعتبار Filter بمثابة عدسة تساعدك على رؤية البيانات المطلوبة فقط داخل الجدول.
تفعيل الفلتر
افتح الجدول الذي يحتوي على البيانات.
حدد صف العناوين بالكامل أو أي خلية داخل الجدول.
ثم اذهب إلى:
Data → Filter
ستلاحظ ظهور أسهم صغيرة بجوار عناوين الأعمدة.
هذه الأسهم هي التي سنستخدمها لإجراء عمليات التصفية المختلفة.
تصفية النصوص
لنفترض أن لديك جدول موظفين وتريد عرض موظفي قسم معين فقط.
اضغط على سهم الفلتر الموجود أعلى عمود القسم.
ستظهر قائمة تحتوي على جميع الأقسام الموجودة داخل الجدول.
قم بإلغاء تحديد الجميع، ثم اختر القسم المطلوب فقط.
بعد الضغط على OK سيقوم Excel بإظهار الموظفين الموجودين داخل هذا القسم فقط.
باقي البيانات لم يتم حذفها، وإنما تم إخفاؤها مؤقتًا فقط.
تصفية الأرقام
يمكنك أيضًا استخدام Filter مع الأعمدة الرقمية مثل الرواتب أو المبيعات أو الكميات.
اضغط على سهم الفلتر أعلى العمود الرقمي.
ستجد خيارات مثل:
- Greater Than
- Less Than
- Between
- Top 10
على سبيل المثال، يمكنك عرض الموظفين الذين تزيد رواتبهم عن 10000 جنيه فقط.
بعد تطبيق الشرط سيظهر Excel السجلات المطابقة فقط.
تصفية التواريخ
إذا كان لديك عمود يحتوي على تواريخ، يمكنك استخدام Filter لإظهار فترة زمنية محددة.
مثلاً:
- هذا الشهر.
- الشهر الماضي.
- هذا العام.
- بين تاريخين معينين.
هذه الميزة مفيدة جدًا عند تحليل المبيعات أو الحضور أو الحركات المالية.
إذا لم يتعرف Excel على التاريخ بشكل صحيح، تأكد من أن نوع البيانات مضبوط على Date كما تعلمنا في الدرس الثاني.
إلغاء التصفية
بعد الانتهاء من العمل على البيانات المفلترة، يمكنك العودة لرؤية جميع السجلات مرة أخرى.
اضغط على سهم الفلتر ثم اختر:
Clear Filter
أو قم بإلغاء تفعيل Filter بالكامل من تبويب Data.
ستعود جميع البيانات للظهور مرة أخرى داخل الجدول.
في هذا الجزء تعلمنا كيفية استخدام Filter لتصفية النصوص والأرقام والتواريخ وعرض البيانات المطلوبة فقط داخل الجداول الكبيرة.
البحث داخل Excel باستخدام Find
بعد أن تعلمنا كيفية تصفية البيانات، ننتقل الآن إلى أداة أخرى مهمة جدًا وهي أداة البحث Find.
تخيل أن لديك ملفًا يحتوي على مئات أو آلاف الصفوف، وتريد الوصول إلى اسم موظف أو رقم فاتورة أو منتج معين.
بدلًا من البحث يدويًا داخل الجدول، يمكنك استخدام أداة Find للوصول إلى البيانات خلال ثوانٍ.
فتح أداة البحث
أسرع طريقة لفتح أداة البحث هي استخدام الاختصار:
Ctrl + F
بمجرد الضغط على الاختصار ستظهر نافذة البحث Find and Replace.
في خانة البحث اكتب القيمة التي تريد العثور عليها داخل الملف.
على سبيل المثال:
- اسم موظف.
- رقم موبايل.
- رقم فاتورة.
- اسم منتج.
البحث باستخدام Find Next
بعد كتابة القيمة المطلوبة، اضغط على:
Find Next
سيقوم Excel بالانتقال مباشرة إلى أول نتيجة مطابقة داخل الملف.
إذا ضغطت مرة أخرى على Find Next فسوف ينتقل إلى النتيجة التالية.
وهكذا يمكنك التنقل بين جميع النتائج واحدة تلو الأخرى.
هذه الطريقة مناسبة عندما تريد مراجعة النتائج يدويًا نتيجة بعد الأخرى.
البحث باستخدام Find All
إذا كنت تريد رؤية جميع النتائج دفعة واحدة، استخدم:
Find All
سيعرض Excel قائمة تحتوي على جميع الأماكن التي ظهرت فيها القيمة المطلوبة داخل الملف.
يمكنك الضغط على أي نتيجة داخل القائمة للانتقال إليها مباشرة.
وهذه الطريقة مفيدة جدًا عند التعامل مع ملفات كبيرة تحتوي على عدد كبير من البيانات.
البحث داخل الشيت الحالي أو الملف بالكامل
من خيارات البحث ستجد خيارًا يسمى:
Within
ومن خلاله يمكنك تحديد نطاق البحث.
- Sheet: البحث داخل الشيت الحالي فقط.
- Workbook: البحث داخل جميع الشيتات الموجودة في الملف.
إذا كان الملف يحتوي على أكثر من ورقة عمل، فمن الأفضل استخدام Workbook حتى لا يفوتك أي تطابق.
البحث في القيم أو المعادلات
داخل نافذة البحث ستجد خيار:
Look In
ومن خلاله يمكنك تحديد نوع البحث المطلوب.
- Values: البحث في القيم الظاهرة داخل الخلايا.
- Formulas: البحث داخل المعادلات والصيغ.
- Comments: البحث داخل التعليقات.
في معظم الحالات سنستخدم Values، لكن عندما تبدأ في العمل على المعادلات ستكون خاصية Formulas مفيدة جدًا.
البحث حسب تنسيق الخلية
من الخصائص المتقدمة داخل Find إمكانية البحث حسب تنسيق الخلايا.
على سبيل المثال، يمكنك البحث عن جميع الخلايا ذات اللون الأصفر أو جميع الخلايا التي تستخدم خطًا معينًا.
لفتح هذه الخيارات اضغط على:
Options
ثم استخدم خيارات Format لتحديد التنسيق المطلوب البحث عنه.
هذه الخاصية مفيدة جدًا عند مراجعة ملفات كبيرة تم استخدام ألوان أو تنسيقات مختلفة فيها.
ملاحظات مهمة عند استخدام Find
- تأكد من كتابة القيمة بشكل صحيح.
- إذا لم تجد النتيجة، تحقق من نطاق البحث Sheet أو Workbook.
- راجع خيار Look In إذا كنت تبحث داخل القيم أو المعادلات.
- استخدم Find All عند الحاجة إلى مراجعة جميع النتائج مرة واحدة.
في هذا الجزء تعلمنا كيفية استخدام أداة Find للبحث داخل Excel، والفرق بين Find Next و Find All، وكيفية البحث داخل الشيت الحالي أو الملف بالكامل، بالإضافة إلى البحث في القيم أو المعادلات أو حسب تنسيق الخلايا.
الاستبدال Replace داخل Excel
بعد أن تعلمنا البحث باستخدام Find، ننتقل الآن إلى أداة أكثر قوة وهي Replace.
تُستخدم أداة Replace عندما تريد تغيير قيمة معينة واستبدالها بقيمة أخرى داخل الجدول بالكامل دون الحاجة إلى تعديل كل خلية يدويًا.
تخيل أن لديك مئات السجلات ويظهر فيها اسم قسم مكتوب بطريقة خاطئة، أو تريد استبدال كلمة معينة داخل الملف بالكامل. هنا تأتي قوة Replace.
فتح أداة Replace
يمكنك الوصول إلى أداة Replace من خلال:
Home → Find & Select → Replace
أو باستخدام الاختصار:
Ctrl + H
ستظهر نافذة تحتوي على خانتين أساسيتين:
- Find What: القيمة الحالية التي تريد البحث عنها.
- Replace With: القيمة الجديدة التي تريد استبدالها بها.
مثال عملي على Replace
لنفترض أن لديك جدولًا يحتوي على قسم باسم:
المبيعات
وتريد تغيير الاسم إلى:
إدارة المبيعات
في خانة Find What اكتب:
المبيعات
وفي خانة Replace With اكتب:
إدارة المبيعات
بعد ذلك يمكنك تنفيذ الاستبدال.
Replace أم Replace All؟
ستجد داخل النافذة خيارين مهمين:
- Replace: استبدال نتيجة واحدة في كل مرة.
- Replace All: استبدال جميع النتائج دفعة واحدة.
إذا كنت تريد مراجعة كل حالة قبل تعديلها، استخدم Replace.
أما إذا كنت متأكدًا من أن جميع النتائج يجب تغييرها، فاستخدم Replace All.
استخدم Replace All بحذر، لأنه قد يغير عددًا كبيرًا من الخلايا خلال ثانية واحدة.
استبدال الأرقام والقيم
لا يقتصر Replace على النصوص فقط.
يمكنك أيضًا استبدال الأرقام والقيم الرقمية.
على سبيل المثال:
- استبدال قيمة 100 بقيمة 150.
- استبدال نسبة خصم معينة بنسبة جديدة.
- استبدال رمز منتج برمز آخر.
هذه الميزة توفر وقتًا كبيرًا عند تحديث البيانات.
استخدام Replace مع الجداول الكبيرة
كلما زاد حجم الملف أصبحت أداة Replace أكثر أهمية.
بدلًا من مراجعة آلاف الصفوف يدويًا، يمكنك تنفيذ التعديلات خلال ثوانٍ.
لكن من الأفضل دائمًا حفظ نسخة احتياطية من الملف قبل إجراء استبدالات كبيرة.
في الملفات المهمة يفضل تجربة Replace على نسخة من الملف أولًا للتأكد من صحة النتائج.
تطبيق عملي
أنشئ جدولًا يحتوي على البيانات التالية:
- اسم الموظف
- القسم
- الراتب
- تاريخ التعيين
ثم نفذ التدريبات التالية:
- فعّل Filter على الجدول.
- اعرض موظفي قسم معين فقط.
- اعرض الرواتب الأكبر من قيمة محددة.
- اعرض التعيينات الخاصة بسنة معينة.
- استخدم Ctrl + F للبحث عن اسم موظف.
- استخدم Find All لإظهار جميع النتائج.
- استبدل اسم قسم معين باسم جديد باستخدام Replace.
- نفذ Replace All على قيمة تجريبية داخل الجدول.
اختبار سريع
قبل الانتقال إلى الدرس التالي، أجب على الأسئلة التالية:
- ما وظيفة Filter داخل Excel؟
- ما الفرق بين Find Next و Find All؟
- ما الفرق بين Replace و Replace All؟
- ما اختصار فتح أداة البحث؟
- ما اختصار فتح أداة الاستبدال؟
ملخص الدرس
في هذا الدرس تعلمنا استخدام Filter لتصفية البيانات، واستخدام Find للبحث السريع داخل الجداول، واستخدام Replace لتعديل البيانات واستبدال القيم بشكل جماعي. تعتبر هذه الأدوات من أكثر الأدوات استخدامًا في العمل اليومي داخل Excel.
ملفات التحميل
لا يوجد ملف تحميل لهذا الدرس، ويمكن تنفيذ جميع التدريبات باستخدام أي جدول Excel تجريبي.