تنسيق نوع البيانات في Excel باستخدام Format Cells | الدرس الثاني
في الدرس الثاني من المستوى الأول سنتعلم خطوة مهمة جدًا داخل Excel، وهي كيفية تعريف البرنامج بنوع البيانات التي نكتبها داخل الخلايا، مثل الأرقام، العملات، التواريخ، أرقام الموبايل، والنصوص.
افتح ملف Excel أمامك وطبّق معي خطوة بخطوة، لأن هذا الدرس من الدروس الأساسية التي ستحتاجها في كل جدول تعمل عليه.
محتويات الدرس
فيديو الدرس
أهداف الدرس
بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على:
- فتح نافذة Format Cells من داخل Excel.
- تحديد نوع البيانات داخل الخلية.
- تنسيق الأرقام والتحكم في الأرقام العشرية.
- إضافة فاصلة بين الآلاف لتسهيل قراءة الأرقام الكبيرة.
- تنسيق المبالغ المالية كعملة.
- حل مشكلة اختفاء الصفر في بداية رقم الموبايل.
- تغيير شكل التاريخ واختيار اللغة أو التقويم المناسب.
- فهم سبب ظهور التاريخ أحيانًا كرقم داخل Excel.
فتح نافذة Format Cells
افتح ملف Excel، ثم اكتب بعض البيانات البسيطة داخل الشيت، مثل رقم، مبلغ مالي، تاريخ، ورقم موبايل.
الآن حدد الخلية التي تريد تغيير نوع البيانات بداخلها، ثم اضغط كليك يمين واختر:
Format Cells
ستظهر أمامك نافذة تحتوي على مجموعة تصنيفات تسمى Category. من خلالها نحدد طبيعة البيانات الموجودة داخل الخلية.
نوع البيانات General
الوضع الافتراضي لمعظم الخلايا في Excel هو General.
هذا يعني أن Excel لم يتم إخباره بنوع محدد للبيانات، فيحاول أن يفهمها تلقائيًا حسب ما تكتبه.
General مناسب كبداية، لكنه ليس الأفضل دائمًا، خصوصًا عند التعامل مع أرقام مالية أو تواريخ أو أرقام موبايل.
تنسيق الأرقام Number
إذا كنت تتعامل مع أرقام عادية، اختر من نافذة Format Cells التصنيف:
Number
عند اختيار Number ستظهر لك خيارات إضافية، أهمها عدد الأرقام العشرية بعد العلامة العشرية.
مثلًا إذا كتبت الرقم:
1.5
يمكنك التحكم في ظهور الرقم كـ 1.5 أو 1.50 أو بدون كسور عشرية حسب طبيعة عملك.
الفاصلة بين الآلاف
من داخل Number ستجد خيارًا يسمى:
Use 1000 Separator
هذا الخيار يضيف فاصلة بعد كل ثلاثة أرقام، مما يجعل قراءة الأرقام الكبيرة أسهل.
مثلًا بدل أن يظهر الرقم هكذا:
1000000
يمكن أن يظهر بهذا الشكل:
1,000,000
تنسيق العملات Currency
إذا كنت تتعامل مع مبالغ مالية، فالأفضل استخدام تصنيف:
Currency
من خلال Currency يمكنك اختيار نوع العملة مثل الجنيه المصري، الدولار، الريال، الدرهم، أو أي عملة أخرى حسب طبيعة شغلك.
بعد اختيار العملة والضغط على OK، سيظهر الرقم كقيمة مالية واضحة، وهذا يجعل الجدول أسهل في القراءة وأكثر احترافية.
حل مشكلة صفر رقم الموبايل
من أشهر المشاكل التي تقابل المبتدئين في Excel أن رقم الموبايل عند كتابته مثل 010 أو 011 يبدأ بدون الصفر.
السبب أن Excel يتعامل معه كرقم، والصفر الموجود على الشمال ليس له قيمة حسابية بالنسبة للأرقام، لذلك يقوم بحذفه.
لحل هذه المشكلة، حدد الخلايا الخاصة برقم الموبايل، ثم افتح Format Cells واختر:
Text
بعد ذلك اكتب رقم الموبايل مرة أخرى، وستلاحظ أن الصفر ظهر بشكل طبيعي.
استخدم Text مع أرقام الموبايل، أرقام الفواتير، أكواد المنتجات، أو أي رقم يبدأ بصفر ولا تريد من Excel أن يحذفه.
تنسيق التاريخ Date
عندما تكتب تاريخًا داخل Excel، قد يتعرف عليه البرنامج تلقائيًا ويغير شكله.
مثلًا عند كتابة تاريخ معين، قد يظهر لك بصيغة مختصرة، أو يظهر اسم الشهر بدل الرقم.
للتحكم في شكل التاريخ، حدد الخلية، ثم افتح Format Cells واختر:
Date
ستجد أمامك أشكالًا مختلفة للتاريخ. اختر الشكل المناسب لك، سواء تاريخ قصير، تاريخ طويل، أو تاريخ يحتوي على الوقت.
يمكنك أيضًا تغيير اللغة أو المنطقة من خيار Locale، مثل اختيار العربية أو الإنجليزية.
وإذا كنت تعمل في بيئة تعتمد على التاريخ الهجري، يمكنك اختيار تنسيقات تعرض التاريخ الهجري أيضًا.
التنسيق المخصص Custom
إذا لم تجد الشكل الذي تريده ضمن التصنيفات الجاهزة، يمكنك استخدام:
Custom
هذا الخيار يسمح لك بتحديد شكل خاص للبيانات، مثل شكل معين للتاريخ أو الأرقام.
Custom من الأدوات المتقدمة نسبيًا، وسنحتاجه أكثر عندما نبدأ في تطبيقات عملية أكبر داخل Excel.
اختصارات التنسيق من Home
ليس شرطًا دائمًا أن تدخل إلى Format Cells. يمكنك أيضًا تغيير نوع البيانات بسرعة من تبويب Home.
داخل تبويب Home ستجد مجموعة اسمها Number، ومنها يمكنك اختيار تنسيق سريع مثل Number أو Currency أو Date.
لكن تذكر أن نافذة Format Cells تعطيك خيارات أكثر وتفاصيل أدق.
مشكلة ظهور التاريخ كرقم
أحيانًا تكتب تاريخًا أو يظهر لك ناتج معادلة على أنه تاريخ، لكن Excel يعرضه كرقم غريب.
هذا لا يعني دائمًا أن المعادلة خطأ. في كثير من الحالات تكون المشكلة فقط أن نوع الخلية مضبوط على Number بدل Date.
الحل ببساطة أن تحدد الخلية، ثم تفتح Format Cells، وتختار Date بدل Number.
فهم نوع البيانات داخل الخلايا من أهم أساسيات Excel، لأنه يمنع أخطاء كثيرة في القراءة والتنسيق والمعادلات.
تطبيق عملي
افتح شيت جديد واكتب الأعمدة التالية:
- اسم الموظف
- الراتب
- رقم الموبايل
- تاريخ التعيين
- المبلغ المستحق
ثم نفذ الآتي:
- اجعل الراتب Number مع فاصلة بين الآلاف.
- اجعل المبلغ المستحق Currency واختر العملة المناسبة.
- اجعل رقم الموبايل Text حتى لا يختفي الصفر.
- اجعل تاريخ التعيين Date واختر شكل التاريخ المناسب.
اختبار سريع
قبل الانتقال إلى الدرس التالي، أجب على الأسئلة التالية:
- لماذا يحذف Excel الصفر من بداية رقم الموبايل؟
- ما الفرق بين Number و Currency؟
- متى نستخدم Text بدل Number؟
- ما سبب ظهور التاريخ أحيانًا كرقم داخل الخلية؟
ملخص الدرس
في هذا الدرس تعلمنا كيفية استخدام Format Cells لتحديد نوع البيانات داخل Excel، وتعرفنا على تنسيق الأرقام، العملات، التواريخ، وأرقام الموبايل، وفهمنا أن اختيار نوع البيانات الصحيح يساعدنا على تجنب مشاكل كثيرة أثناء العمل.
ملفات التحميل
لا يوجد ملف تحميل لهذا الدرس، لأن التطبيق يتم مباشرة داخل Excel باستخدام جدول بسيط من إنشائك.