إدارة الصفوف والأعمدة وترتيب البيانات في Excel | الدرس الرابع
في الدرس الرابع من المستوى الأول سنتعلم كيفية إدارة الصفوف والأعمدة داخل Excel، مثل إضافة صف أو عمود، حذف صف أو عمود، نقل البيانات، إخفاء وإظهار الأعمدة، بالإضافة إلى ترتيب البيانات باستخدام Sort.
افتح ملف Excel وطبّق معي خطوة بخطوة، لأن هذا الدرس مهم جدًا لأي شخص يتعامل مع الجداول اليومية داخل Excel.
محتويات الدرس
فيديو الدرس
أهداف الدرس
بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على:
- إضافة صفوف وأعمدة جديدة داخل الجدول.
- حذف الصفوف والأعمدة غير المطلوبة.
- نسخ صف أو عمود وإدراجه في مكان آخر.
- نقل صف أو عمود باستخدام Cut.
- إخفاء وإظهار الصفوف والأعمدة.
- ترتيب النصوص أبجديًا.
- ترتيب الأرقام من الأصغر للأكبر أو العكس.
- ترتيب التواريخ من الأقدم للأحدث أو العكس.
- فهم علاقة نوع البيانات بطريقة الترتيب داخل Excel.
إضافة عمود جديد
أحيانًا بعد إنشاء الجدول تكتشف أنك نسيت إضافة عمود مهم، مثل رقم الموبايل أو القسم أو تاريخ التعيين.
لإضافة عمود جديد، قف على حرف العمود الذي تريد إضافة العمود قبله، ثم اضغط كليك يمين واختر:
Insert
سيقوم Excel بإضافة عمود جديد قبل العمود الذي حددته.
إذا وقفت على العمود C واخترت Insert، سيظهر العمود الجديد قبل C، وتتحرك الأعمدة الموجودة إلى الجهة التالية.
إضافة صف جديد
بنفس الفكرة، إذا أردت إضافة صف جديد داخل الجدول، قف على رقم الصف الذي تريد إضافة الصف قبله.
اضغط كليك يمين على رقم الصف، ثم اختر:
Insert
سيضيف Excel صفًا جديدًا قبل الصف الذي حددته.
هذه الطريقة مفيدة إذا كنت تريد إدخال موظف جديد أو بند جديد وسط البيانات وليس في آخر الجدول فقط.
حذف صف أو عمود
إذا كان لديك صف أو عمود لا تحتاجه، يمكنك حذفه بسهولة.
لحذف عمود، اضغط كليك يمين على حرف العمود، ثم اختر:
Delete
ولحذف صف، اضغط كليك يمين على رقم الصف، ثم اختر Delete.
انتبه: حذف الصف أو العمود يزيل البيانات الموجودة بداخله، لذلك تأكد قبل الحذف.
نسخ صف أو عمود وإدراجه في مكان آخر
في بعض الأحيان لا تريد حذف البيانات أو نقلها فقط، بل تريد نسخها ووضع نسخة منها في مكان آخر.
حدد الصف أو العمود المطلوب، ثم اضغط كليك يمين واختر:
Copy
بعد ذلك قف في المكان الذي تريد إدراج النسخة قبله، واضغط كليك يمين، ثم اختر:
Insert Copied Cells
بهذه الطريقة يتم إدراج النسخة داخل الجدول دون أن تستبدل البيانات الموجودة.
نقل صف أو عمود باستخدام Cut
إذا كنت تريد نقل صف أو عمود من مكان إلى مكان آخر، استخدم الأمر Cut بدل Copy.
حدد الصف أو العمود، ثم اضغط كليك يمين واختر:
Cut
بعد ذلك قف على المكان الجديد، واضغط كليك يمين واختر:
Insert Cut Cells
سيقوم Excel بنقل البيانات إلى المكان الجديد ويحافظ على ترتيب باقي الجدول.
إخفاء وإظهار الصفوف والأعمدة
أحيانًا لا تريد حذف عمود معين، لكنك تريد إخفاءه مؤقتًا حتى لا يظهر أثناء العرض أو الطباعة.
لإخفاء عمود، اضغط كليك يمين على حرف العمود، ثم اختر:
Hide
سيختفي العمود من الشاشة، لكنه لم يُحذف من الملف.
لإظهاره مرة أخرى، حدد العمودين الموجودين قبل وبعد العمود المخفي، ثم اضغط كليك يمين واختر:
Unhide
نفس الطريقة يمكن تطبيقها على الصفوف أيضًا.
الإخفاء مفيد عند وجود بيانات لا تريد عرضها مؤقتًا، لكن لا تعتمد عليه كوسيلة لحماية البيانات المهمة.
ترتيب النصوص
الآن ننتقل إلى جزء مهم جدًا وهو ترتيب البيانات باستخدام Sort.
إذا كان لديك عمود أسماء وتريد ترتيبها أبجديًا، حدد أي خلية داخل عمود الأسماء، ثم من تبويب Data اختر:
Sort A to Z
سيقوم Excel بترتيب الأسماء من A إلى Z.
وإذا أردت الترتيب العكسي، اختر:
Sort Z to A
عند الترتيب، تأكد أن Excel حدد الجدول بالكامل، وليس العمود وحده، حتى لا تختلط البيانات.
ترتيب الأرقام
إذا كان لديك عمود أرقام مثل الرواتب أو الكميات أو المبالغ، يمكنك ترتيبها من الأصغر إلى الأكبر أو من الأكبر إلى الأصغر.
حدد أي خلية داخل عمود الرقم، ثم من تبويب Data اختر الترتيب المناسب:
- Smallest to Largest: من الأصغر إلى الأكبر.
- Largest to Smallest: من الأكبر إلى الأصغر.
إذا كانت الأرقام مخزنة كنصوص، قد لا يعمل الترتيب بشكل صحيح. لذلك تعلمنا في الدرس الثاني أهمية تحديد نوع البيانات بطريقة صحيحة.
ترتيب التواريخ
عند التعامل مع تواريخ مثل تاريخ التعيين أو تاريخ الفاتورة، يمكنك ترتيبها أيضًا.
قف داخل عمود التاريخ، ثم من تبويب Data اختر الترتيب:
- Oldest to Newest: من الأقدم إلى الأحدث.
- Newest to Oldest: من الأحدث إلى الأقدم.
إذا لم تظهر لك خيارات الترتيب الخاصة بالتاريخ، فقد يكون Excel لا يتعامل مع القيم كتاريخ حقيقي.
عند حدوث مشكلة في ترتيب التواريخ، راجع تنسيق الخلية من Format Cells واجعلها Date.
تطبيق عملي
افتح شيت جديد وأنشئ جدولًا يحتوي على الأعمدة التالية:
- م
- اسم الموظف
- القسم
- الراتب
- تاريخ التعيين
- رقم الموبايل
ثم نفذ الخطوات التالية:
- أضف عمودًا جديدًا باسم الوظيفة.
- أضف صفًا جديدًا في منتصف الجدول.
- احذف عمودًا غير مهم من الجدول.
- انسخ صفًا وأدرجه في مكان آخر.
- انقل عمودًا باستخدام Cut و Insert Cut Cells.
- اخفِ عمود رقم الموبايل ثم أظهره مرة أخرى.
- رتب أسماء الموظفين أبجديًا.
- رتب الرواتب من الأكبر إلى الأصغر.
- رتب تاريخ التعيين من الأقدم إلى الأحدث.
اختبار سريع
قبل الانتقال إلى الدرس التالي، أجب على الأسئلة التالية:
- ما الفرق بين Delete و Hide؟
- متى نستخدم Insert Copied Cells؟
- ما الفرق بين Copy و Cut؟
- كيف ترتب الأسماء أبجديًا داخل Excel؟
- لماذا قد لا تظهر خيارات ترتيب التاريخ بشكل صحيح؟
ملخص الدرس
في هذا الدرس تعلمنا كيفية التعامل مع الصفوف والأعمدة داخل Excel، مثل الإضافة والحذف والنسخ والنقل والإخفاء والإظهار، ثم تعلمنا كيفية ترتيب البيانات النصية والرقمية والتاريخية باستخدام أدوات Sort.
ملفات التحميل
لا يوجد ملف تحميل لهذا الدرس، لأن التطبيق يتم مباشرة داخل Excel باستخدام جدول بسيط تقوم بإنشائه بنفسك.