تنسيق الجداول والخلايا في Excel | الدرس الثالث
في الدرس الثالث من المستوى الأول سنتعلم كيفية تنسيق البيانات داخل Excel بشكل عملي، بداية من إضافة الإطارات، وتوسيط النصوص، وتغيير الألوان والخطوط، وحتى التحكم في عرض الأعمدة وارتفاع الصفوف.
افتح ملف Excel الذي عملت عليه في الدرس السابق، أو أنشئ جدولًا بسيطًا جديدًا، وطبق معي كل خطوة مباشرة.
محتويات الدرس
فيديو الدرس
أهداف الدرس
بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على:
- تحديد البيانات داخل Excel بسرعة.
- إضافة إطارات للخلايا باستخدام Borders.
- فهم الفرق بين الإطارات والجدول الحقيقي داخل Excel.
- توسيط النصوص أفقيًا وعموديًا داخل الخلية.
- تغيير لون خلفية الخلية ولون الخط.
- تغيير نوع الخط وحجمه.
- التحكم في عرض الأعمدة وارتفاع الصفوف.
- استخدام Auto Fit لجعل الخلية مناسبة لحجم المحتوى.
- إنشاء ترقيم تلقائي سريع للبيانات.
تحديد البيانات بسرعة
بعد إدخال البيانات داخل Excel، أول خطوة قبل التنسيق هي تحديد البيانات التي تريد العمل عليها.
إذا كانت البيانات صغيرة، يمكنك تحديدها بالماوس بسهولة. لكن إذا كانت البيانات كبيرة، فهناك طريقة أسرع.
قف داخل أول خلية في البيانات، ثم اضغط من لوحة المفاتيح:
Ctrl + *
سيقوم Excel بتحديد نطاق البيانات بالكامل، وهذا الاختصار مفيد جدًا عندما يكون لديك جدول كبير.
إضافة الإطارات Borders
بعد تحديد البيانات، اذهب إلى تبويب Home، ثم ابحث عن أيقونة Borders.
من القائمة اختر:
All Borders
ستلاحظ أن Excel أضاف خطوطًا حول كل الخلايا المحددة، وأصبح شكل البيانات أوضح.
مهم جدًا: ما فعلناه هنا يسمى Borders أو إطارات، وليس جدولًا حقيقيًا. الجداول Tables في Excel لها أدوات وخصائص مختلفة وسنتعلمها لاحقًا.
توسيط النصوص داخل الخلايا
بعد إضافة الإطارات، قد تلاحظ أن النصوص داخل الخلايا ليست في المنتصف.
لتوسيط النص أفقيًا، حدد البيانات ثم من تبويب Home اضغط على زر:
Center
وإذا كان ارتفاع الصف كبيرًا وتريد جعل النص في منتصف الخلية من أعلى وأسفل، استخدم زر المحاذاة العمودية في المنتصف.
بهذه الطريقة يصبح النص في منتصف الخلية أفقيًا وعموديًا، ويكون شكل الجدول أفضل وأسهل في القراءة.
تغيير لون الخلفية ولون الخط
الآن نريد تمييز صف العناوين حتى يظهر بشكل أوضح.
حدد صف العناوين، ثم من تبويب Home استخدم أداة لون الخلفية:
Fill Color
اختر لونًا مناسبًا لخلفية العنوان، مثل الأخضر أو الأزرق أو أي لون هادئ مناسب للجدول.
بعد ذلك يمكنك تغيير لون الكتابة من أداة:
Font Color
مثلًا إذا جعلت خلفية العنوان داكنة، فمن الأفضل أن تجعل لون الخط أبيض حتى يكون واضحًا.
تغيير نوع وحجم الخط
يمكنك أيضًا تغيير نوع الخط وحجمه من نفس تبويب Home.
حدد الخلايا المطلوبة، ثم اختر نوع الخط من قائمة الخطوط، ويمكنك تكبير أو تصغير حجم الخط حسب احتياجك.
لا تحتاج إلى استخدام خطوط كثيرة داخل نفس الجدول. الأفضل أن يكون الجدول بسيطًا وواضحًا.
في الجداول العملية، الأهم من كثرة الألوان والخطوط هو وضوح البيانات وسهولة قراءتها.
التحكم في عرض الأعمدة وارتفاع الصفوف
أحيانًا بعد تكبير الخط أو إدخال بيانات طويلة، ستلاحظ أن الخلية لم تعد مناسبة لحجم الكلام.
للتحكم في عرض العمود، قف بين حرفي العمودين في الأعلى، مثلًا بين A و B، حتى يظهر شكل المؤشر، ثم اسحب يمينًا أو يسارًا.
وللتحكم في ارتفاع الصف، قف بين رقمي الصفوف على جانب الشيت، مثلًا بين 2 و 3، ثم اسحب لأعلى أو لأسفل.
يمكنك أيضًا تحديد العمود كاملًا، ثم الضغط كليك يمين واختيار:
Column Width
ثم كتابة رقم مناسب لعرض العمود.
وبنفس الطريقة يمكنك تحديد الصف كاملًا، ثم كليك يمين واختيار:
Row Height
ثم كتابة رقم مناسب لارتفاع الصف.
احتواء البيانات تلقائيًا Auto Fit
إذا كان العمود واسعًا جدًا أو ضيقًا جدًا، يمكنك جعل Excel يضبط العرض تلقائيًا حسب حجم البيانات.
قف على الحد الفاصل بين الأعمدة حتى يظهر شكل المؤشر، ثم اضغط دبل كليك.
سيقوم Excel بضبط عرض العمود تلقائيًا على حجم البيانات الموجودة بداخله.
ويمكنك تطبيق نفس الفكرة على الصفوف لضبط ارتفاع الصف تلقائيًا.
الترقيم التلقائي Serial Number
أثناء إدخال البيانات، غالبًا ستحتاج إلى عمود للترقيم مثل 1، 2، 3، 4.
الطريقة البسيطة أن تكتب 1 ثم 2، ثم تحدد الخليتين وتسحب من المربع الصغير الموجود في زاوية التحديد.
ويمكنك أيضًا كتابة الرقم 1 فقط، ثم الضغط على زر Ctrl أثناء السحب للحصول على ترقيم متسلسل.
هذه الطرق مناسبة للبيانات الصغيرة، لكن إذا كان لديك عدد كبير جدًا من الصفوف، فهناك طريقة أسرع باستخدام Fill Series.
لاستخدام Fill Series، اكتب الرقم الأول في الخلية، ثم قف داخلها، ومن تبويب Home اختر:
Fill ثم Series
اختر الاتجاه Columns إذا كنت تريد الترقيم لأسفل داخل عمود، ثم اكتب آخر رقم تريد الوصول إليه في خانة Stop Value.
مثلًا إذا أردت الترقيم من 1 إلى 1000، اكتب 1 في أول خلية، ثم من Series اجعل Stop Value تساوي 1000، واضغط OK.
سيقوم Excel بإنشاء الترقيم كاملًا في ثوانٍ.
اختصارات مهمة
في نهاية هذا الدرس لدينا اختصارين مهمين جدًا أثناء التعامل مع البيانات الكبيرة:
- Ctrl + سهم لأسفل: ينقلك إلى آخر خلية تحتوي على بيانات في العمود.
- Ctrl + Shift + سهم لأسفل: يحدد البيانات من مكانك الحالي حتى آخر خلية تحتوي على بيانات.
هذه الاختصارات ستوفر عليك وقتًا كبيرًا عند التعامل مع جداول طويلة.
تطبيق عملي
افتح شيت جديد، وأنشئ جدولًا بسيطًا يحتوي على الأعمدة التالية:
- م
- اسم الموظف
- القسم
- الراتب
- تاريخ التعيين
ثم نفذ الخطوات التالية:
- اكتب 5 صفوف بيانات تجريبية.
- حدد الجدول كاملًا باستخدام Ctrl + *.
- أضف All Borders للجدول.
- اجعل صف العناوين بلون خلفية مختلف.
- اجعل لون خط العناوين أبيض.
- وسّط النصوص أفقيًا وعموديًا.
- عدّل عرض الأعمدة وارتفاع الصفوف بما يناسب البيانات.
- استخدم الترقيم التلقائي في عمود م.
اختبار سريع
قبل الانتقال إلى الدرس التالي، أجب على الأسئلة التالية:
- ما الاختصار المستخدم لتحديد نطاق البيانات بالكامل؟
- ما الفرق بين Borders و Table في Excel؟
- كيف تجعل النص في منتصف الخلية أفقيًا وعموديًا؟
- ما فائدة Auto Fit؟
- متى نستخدم Fill Series في الترقيم؟
ملخص الدرس
في هذا الدرس تعلمنا كيفية تنسيق البيانات داخل Excel، بداية من تحديد البيانات وإضافة الإطارات، ثم توسيط النصوص وتغيير الألوان والخطوط، والتحكم في عرض الأعمدة وارتفاع الصفوف، واستخدام Auto Fit، بالإضافة إلى إنشاء ترقيم تلقائي سريع باستخدام Fill Series.
ملفات التحميل
لا يوجد ملف تحميل لهذا الدرس، لأن التطبيق يتم مباشرة داخل Excel باستخدام جدول بسيط تقوم بإنشائه بنفسك.