شرح Pivot Table في Excel للمبتدئين | تحليل البيانات وإنشاء التقارير الاحترافية | الدرس السادس

في هذا الدرس من دبلومة Excel الشاملة سنتعلم واحدة من أهم أدوات تحليل البيانات في Excel وهي أداة Pivot Table أو الجداول المحورية.

تساعدك هذه الأداة على قراءة البيانات الكبيرة وتحويلها إلى تقارير واضحة في ثوانٍ، بدون الحاجة إلى كتابة معادلات كثيرة أو تجميع يدوي مرهق.

ما هو Pivot Table؟

Pivot Table هو جدول تحليلي داخل Excel يستخدم لتلخيص البيانات الكبيرة بسرعة. بدلًا من أن تقوم بكتابة معادلات كثيرة لحساب إجمالي مبيعات كل منتج أو إجمالي كل شهر، يمكنك إنشاء Pivot Table والحصول على التقرير المطلوب بضغطة زر.

فمثلًا إذا كان لديك جدول يحتوي على اسم المنتج، الكمية، السعر، الشهر، والقيمة، يمكنك بسهولة معرفة:

• كمية المبيعات لكل منتج.
• إجمالي المبيعات لكل شهر.
• مبيعات كل منتج داخل كل شهر.
• عدد مرات بيع كل منتج.
• إجمالي القيمة بناءً على الكمية والسعر.

إنشاء أول Pivot Table

لإنشاء Pivot Table من جدول بيانات داخل Excel، اتبع الخطوات التالية:

1. حدد أي خلية داخل جدول البيانات.
2. اذهب إلى تبويب Insert.
3. اضغط على Pivot Table.
4. سيقوم Excel غالبًا بتحديد نطاق الجدول تلقائيًا.
5. اختر إنشاء التقرير في New Worksheet.
6. اضغط OK.

يفضل دائمًا اختيار New Worksheet حتى يظهر التقرير في شيت مستقل، ويكون أسهل في القراءة والتحليل بدلًا من وضعه بجانب البيانات الأصلية.

مكونات Pivot Table الأساسية

بعد إنشاء Pivot Table ستظهر لك قائمة الحقول الموجودة في الجدول الأصلي، مثل اسم المنتج، الكمية، السعر، الشهر، والقيمة.

أسفل هذه القائمة ستجد أربع مناطق أساسية:

• Filters: تستخدم لتصفية التقرير.
• Rows: تستخدم لعرض البيانات في صفوف.
• Columns: تستخدم لعرض البيانات في أعمدة.
• Values: تستخدم للحسابات الرقمية مثل الجمع والعدد والمتوسط.

تقرير الكميات حسب المنتج

لنفترض أنك تريد معرفة كمية المبيعات لكل منتج. هنا يجب أن تسأل نفسك: ما الحقول التي أحتاجها؟

الإجابة هي:

• اسم المنتج.
• الكمية.

لإنشاء التقرير:

1. اسحب حقل اسم المنتج إلى Rows.
2. اسحب حقل الكمية إلى Values.

سيقوم Excel مباشرة بعرض كل منتج وتحته إجمالي الكمية المباعة منه.

تحليل المبيعات حسب الشهور

إذا كنت تريد معرفة مبيعات كل منتج في كل شهر، فستحتاج إلى ثلاثة حقول:

• اسم المنتج.
• الشهر.
• القيمة أو إجمالي المبيعات.

طريقة التنفيذ:

1. ضع اسم المنتج في Rows.
2. ضع الشهر في Columns.
3. ضع القيمة في Values.

بهذا الشكل سيظهر تقرير يوضح كل منتج في الصفوف، وكل شهر في الأعمدة، والقيمة الموجودة داخل الجدول تمثل مبيعات المنتج في هذا الشهر.

الفرق بين Rows و Columns

الفرق بين Rows و Columns مهم جدًا في Pivot Table.

إذا وضعت اسم المنتج في Rows، ستظهر المنتجات تحت بعضها في الصفوف. أما إذا وضعت اسم المنتج في Columns، ستظهر المنتجات كعناوين أعمدة.

كذلك ترتيب الحقول داخل نفس المنطقة يغير شكل التقرير. مثلًا:

• إذا وضعت المنتج ثم الشهر، سيعرض Excel كل منتج وتحته الشهور.
• إذا وضعت الشهر ثم المنتج، سيعرض Excel كل شهر وتحته المنتجات.

تغيير طريقة الحساب داخل Values

بشكل افتراضي، عندما تضع رقمًا داخل Values يقوم Excel غالبًا بحساب Sum أو المجموع.

لكن يمكنك تغيير طريقة الحساب إلى:

• Count لحساب عدد العمليات.
• Average لحساب المتوسط.
• Max لأكبر قيمة.
• Min لأصغر قيمة.
• Sum للرجوع إلى المجموع.

لتغيير طريقة الحساب:

1. اضغط على السهم الصغير بجانب الحقل داخل Values.
2. اختر Value Field Settings.
3. اختر نوع الحساب المطلوب.
4. اضغط OK.

مثلاً إذا اخترت Count بدل Sum، سيعرض Excel عدد مرات البيع بدلًا من إجمالي قيمة المبيعات.

تحديث Pivot Table بعد تعديل البيانات

من المهم أن تعرف أن Pivot Table لا يتحدث تلقائيًا دائمًا عند تعديل البيانات الأصلية.

إذا غيرت كمية أو سعرًا أو أي رقم في الجدول الأصلي، يجب أن تقوم بتحديث Pivot Table حتى تظهر التغييرات.

طريقة التحديث:

1. اضغط داخل Pivot Table.
2. اذهب إلى تبويب Analyze.
3. اضغط على Refresh.

ويمكنك استخدام الاختصار:

تغيير مصدر البيانات

إذا أضفت عمودًا جديدًا إلى الجدول الأصلي، قد لا يظهر تلقائيًا داخل Pivot Table Fields.

في هذه الحالة يجب تعديل مصدر البيانات من خلال:

1. اضغط داخل Pivot Table.
2. اذهب إلى تبويب Analyze.
3. اضغط على Change Data Source.
4. حدد نطاق الجدول الجديد بعد إضافة العمود.
5. اضغط OK.

بعد ذلك سيظهر العمود الجديد ضمن الحقول المتاحة في Pivot Table.

إنشاء Calculated Field

أحيانًا يكون لديك الكمية والسعر فقط، ولا يوجد عمود للقيمة الإجمالية. في هذه الحالة يمكنك إنشاء حقل محسوب داخل Pivot Table بدون إضافة عمود جديد في الجدول الأصلي.

مثال:

القيمة = الكمية × السعر

لإنشاء Calculated Field:

1. اضغط داخل Pivot Table.
2. اذهب إلى تبويب Analyze.
3. اختر Fields, Items & Sets.
4. اختر Calculated Field.
5. اكتب اسم الحقل، مثل: القيمة.
6. اكتب المعادلة باستخدام حقول الجدول: الكمية × السعر.
7. اضغط OK.

استخدام Slicer مع Pivot Table

Slicer هي أداة تشبه الفلتر، لكنها تعرض الفلترة بشكل مرئي وسهل الاستخدام.

يمكنك مثلًا إنشاء Slicer للشهور أو المنتجات، وبمجرد الضغط على شهر معين يظهر التقرير الخاص بهذا الشهر فقط.

لإضافة Slicer:

1. اضغط داخل Pivot Table.
2. اذهب إلى تبويب Analyze.
3. اضغط على Insert Slicer.
4. اختر الحقول التي تريد استخدامها مثل الشهر أو اسم المنتج.
5. اضغط OK.

يمكنك استخدام Slicer لمعرفة مبيعات شهر معين، أو منتج معين، أو الجمع بين أكثر من اختيار لقراءة التقرير بشكل أسرع.

تنسيق Pivot Table و Grand Totals

من تبويب Design يمكنك تغيير شكل Pivot Table واختيار تصميم مناسب للتقرير.

كذلك يمكنك التحكم في ظهور أو إخفاء Grand Totals، وهي الإجماليات النهائية الموجودة في نهاية الصفوف أو الأعمدة.

لإخفاء أو إظهار Grand Totals:

1. اضغط داخل Pivot Table.
2. اذهب إلى تبويب Design.
3. اختر Grand Totals.
4. حدد هل تريد إظهارها أو إخفاءها.

ملخص الدرس

قد يهمك أيضًا

• مسار Excel الكامل على ZOKATEC
• صفحة الكورسات
• ملفات وتحميلات ZOKATEC
• أدوات ZOKATEC الذكية